Vom 28.05.-01.06. fand in Leipzig das Internationale Deutsche Turnfest 2025 statt. Mit 80.000 Aktiven und Hunderttausenden Besuchenden ist dies die größte Wettkampf- und Breitensportveranstaltung der Welt.
Dabei waren ca. 2.000 Volunteers im Einsatz, die mit Hilfe der bewährten Softwarelösung von Eventvolunteers aus Kaiserslautern koordiniert wurden. Über eine App rufen die Volunteers dabei ihren Schichtplan ab und kommunizieren mit dem Volunteer Center. Zusätzlich erhielten auch die mehr als 3.000 bei den Wettkämpfen eingesetzten Kampfrichter ihre Einsatzpläne in digitaler Form.
Über 5.000 Volunteers und Kampfrichter wurden über das Eventvolunteers System verwaltet, dies war unsere bisher grösste Veranstaltung. Hierfür wurde die Software an einigen Stellen für die Verarbeitung der grossen Datenmengen optimiert, z.B. bei der Einsatz- und Schichtplanung.
Neben dem Volunteerprogramm wurden auch die Kampfrichter mit Eventvolunteers verwaltet. Hierzu wurden zu jedem Fachbereich Zusatzfragen zur Qualifikation und den Einsatzwünschen erfasst. In der App konnten die Kampfrichter Ihre Wettkämpfe und Kampfgerichte einsehen.
Die Vergütungen der Kampfrichter wurden anhand der Einsatzzeiten berechnet. Hierzu wurde die Check-In Funktion verwendet, Formulare zur Ehrenamtspauschale erfasst und eine Schnittstelle zur Auszahlung eingerichtet.
Eine gute und sehr übersichtliche App zur Organisation der Volunteers bei Veranstaltungen
Ich habe die App zum Turnfest genutzt und fand sie sehr gelungen. Ich konnte immer meine geänderten Schichten zeitnah und aktualisiert abfragen.
Als Volunteers beim Internationalen Deutschen Turnfest Leipzig 2025 haben wir die App täglich genutzt.
Auch bei Fragen, die über die Einsätze hinausgingen, haben wir in der App Antworten bekommen. Wir waren mit der App sehr zufrieden.
...ist ne gute Hilfe bei solch großen Events.
Die App funktioniert gut, ist leicht zu bedienen und verständlich 👍
Perfekt für die Aufgaben als Volunteer.
Mit der Eventvolunteers App erhalten die Volunteers und Kampfrichter beim traditionellen Deutschen Turnfest ihre Einsatzpläne in digitaler Form.
Über 5.000 ehrenamtliche Helfer können so jederzeit einsehen, wann sie an welchem Einsatzort eingeteilt sind und kennen ihre Aufgaben, Teams und Ansprechpartner.
Innerhalb einer Schicht können jetzt auch mehrere Jobtitel vergeben werden. Somit lassen sich z.B. Wettkämpfe mit mehreren Disziplinen verwalten. Zusätzlich können innerhalb der Schicht noch Aufgaben zugewiesen werden. Beim Turnfest waren dies z.B. die unterschiedlichen Wertungen der Kampfrichter innerhalb der einzelnen Disziplinen.
Es können bis zu 7 individuelle Zusatzfragen im System hinterlegt werden. Diese Fragen beantwortet der Volunteer im Rahmen der eventspezifischen Registrierung.
Für jeden Fachbereich lassen sich zusätzlich bis zu 5 individuelle Zusatzfragen definieren. Diese können im Profil des Volunteers beantwortet werden. Damit können weitere Informationen zum geplanten Einsatzgebiet des Volunteers erfasst werden.
Bei kurzfristigen Änderungen am Schichtplan erhalten die Volunteers automatisch eine Push Notification - z.B. wenn sich die Schichtzeiten ändern oder Einsätze hinzugefügt oder entfernt werden.
Auf der Eventvolunteers Webseite gibt es jetzt neben der Profilseite auch ein Portal für die Veranstaltung. Neben den Angaben zum Einsatz können hier ggf. auch die Zusatzfragen beantwortet sowie der Schichtplan oder das Volunteer-Zertifikat als PDF heruntergeladen werden. Auch der Link zur App und zum Volunteerhandbuch ist hier ersichtlich.
Volunteers lassen sich an verschiedenen Stellen in eine Zwischenablage kopieren, um diese an anderer Stelle wieder einzufügen. So lassen sich z.B. auch Volunteers von einer Schicht in eine andere Schicht kopieren.
Zu jeder Venue kann eine Adresse eingegeben werden, welche dem Volunteer in der App auf einer Kartenansicht angezeigt wird. Im Volunteer-Explorer gibt es nun eine Übersicht über die gesamten Venues. Zudem lassen sich Venues kategorisieren, z.B. in Sportstätten, Unterkünfte oder Volunteer-Center.
Klicken Sie hier für eine vollständige Liste der Veranstaltungen, bei denen die Eventvolunteers Software zum Einsatz gekommen ist.