FAQ - Invictus Games 2023

Die Anmeldung erfolgt über unsere Volunteersoftware auf einem Onlineportal. Gehe zuerst auf https://Eventvolunteers.de/de/ig23/Event. Dort musst Du Dich registrieren und es wird ein Profil von Dir angelegt. Beim Registrierungs- und Anmeldeprozess kannst Du Deine Fähigkeiten und bevorzugte Aufgaben-/ Einsatzbereiche angeben. Nachdem Du Dich registriert hast, bekommst Du verschiedene Events angezeigt, für die Du Dich anmelden kannst. Hier musst Du die INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 auswählen. Halte für die Anmeldung Deinen Personalausweis oder Reisepass sowie ein Passfoto bereit. Wir benötigen diese Angaben, um im Rahmen des Akkreditierungsprozesses ausschließen zu können, dass sich jemand unter einem fremden Namen anmeldet.

Für die Registrierung/ Anmeldung benötigst Du Deine persönlichen Daten, Deinen gültigen (auch noch im September 2023) Personalausweis oder Reisepass, ein Mobiltelefon, eine E-Mail-Adresse und eine Möglichkeit Deinen Ausweis zu scannen und hochzuladen (Foto ist auch OK). Wir benötigen diese Angaben, um im Rahmen des Akkreditierungsprozesses ausschließen zu können, dass sich jemand unter einem fremden Namen anmeldet.

Du musst bei der Anmeldung im Volunteerportal 18 Jahre alt sein.

Es ist beabsichtigt mit einzelnen Bewerber*innen Interviews zu führen, je nachdem in welchem Bereich sie eingesetzt werden sollen. Aber für die meisten Bewerber wird es keine Interviews geben.

Wir (das Projektteam IG23) werden uns nach der Schließung des Registrierungsportals am 31. Oktober 2022, alle Anmeldungen ansehen und geeignete Personen auswählen. Dabei werden wir das Anforderungsprofil der Aufgabenfelder, die während der IG23 Volunteers benötigt werden, mit Euren Fähigkeiten abgleichen und anhand dessen eine Auswahl treffen. Dabei unterteilen wir in:

• Feste Zusage
• Warteliste/ Ersatzvolunteers
• Absage
  

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden wir (das Projektteam IG23) Euch eine E-Mail schicken, in der wir Dir sagen ob Du fest eingeplant oder auf der Warteliste bist. Bei zu vielen Bewerbungen kann es auch sein, dass wir Dir Absagen müssen. Die Auswahl werden wir im November und Dezember 2022 treffen und Dich dann im Januar 2023 über das Ergebnis informieren.

Wir benötigen von Dir:

• Deinen Vor- und Nachnamen
• Deine Adresse
• Deine E-Mail-Adresse
• Deine Kleidergröße (für Dein Volunteeroutfit)
• Einen Scan/ Foto Deines Personalausweises oder Reisepasses 
• Ein Passfoto (für die Akkreditierung) 
• Ernährungsgewohnheiten (vegetarisch, kein Schweinefleisch, etc.)
• Deine Einwilligung zur Zuverlässigkeitberprüfung (wird bei der Anmeldung abgefragt)
• Deine Einwilligung zu unserer Datenschutzerklärung

Mit Deinen Daten wird ein persönlicher Account angelegt, mit dem Du Dich für die INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 anmelden kannst. Außerdem verwenden wir Deine Daten zur Akkreditierung über unsere Eventmanagement Software. In diesem Zusammenhang werden die Daten an die Polizei Nordrheinwestfahlen zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung übermittelt. 
Eine andere Verwendung oder Weitergabe Deiner Daten als hier beschrieben erfolgt nicht.

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung dient dazu sicherzustellen, dass keine kriminellen oder potentiell gefährlichen Personen Zutritt zum Veranstaltungsgelände und darin enthaltene schutzbedürftige Bereiche erhalten.

Genauere Angaben zu den Funktions-/ Einsatzbereichen findest Du hier.

Wenn du Herausforderungen liebst und besondere Fähigkeiten und/ oder Erfahrung als Volunteer mitbringst gibt es die folgenden Aufgabenbereiche für dich: 

• Tandem Team: Ein Volunteer mit und ein Volunteer ohne Behinderung sind zusammen im Einsatz und machen alle Aufgaben gemeinsam. 
• Key Volunteer: Eine wichtige Rolle mit mehr Verantwortung und übergeordneten organisatorischen Aufgaben sowie der Anleitung von anderen Volunteers. Als Key Volunteer kannst Du Dich nicht direkt bewerben, sondern wirst durch das Volunteermanagementteam ausgewählt.
• Protokoll Volunteer: In dieser Aufgabe wirst Du im Rahmen der Organisation und für Betreuung von VIP eingesetzt.

Wenn Du bei der Registrierung/ Anmeldung spezielle Fähigkeiten und/ oder einen bestimmten Wunschbereich angegeben hast, dann wirst Du, wenn möglich, dementsprechend eingeteilt. Solltest Du keine besonderen Fähigkeiten und Wunschbereiche angegeben haben, dann teilen wir Dich für allgemeine Funktionen ein, für die es keiner besonderen Fähigkeiten bedarf. Leider können wir nicht jede*n dem Wunschbereich zuordnen, aber wir werden alles dafür geben, dass Du eine Aufgabe bekommst, die Du gerne erledigst.

Bei der Schulung werden wir Dir sagen für welche Aufgabenbereiche Du vorgesehen bist. Deine jeweiligen Einsatzorte und Zeiten während der Spiele kannst du in der von uns zur Verfügung gestellten App sehen. Hierüber bekommst du alle nötigen Informationen zu deinem Einsatz.

Du erhältst von uns ein komplettes Volunteeroutfit, dass Du behalten kannst und Verpflegung während Du arbeitest. Zusätzlich bekommst Du eine „InvictusCard“. Damit kannst Du kostenlos im öffentlichen Nahverkehr reisen und ausgewählte Kultur- und Freizeiteinrichtungen (z.B. Museen) entdecken. Selbstverständlich darf auch eine Akkreditierung für die Zeit der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 nicht fehlen, mit der Du außerhalb Deiner Schicht die Wettkämpfe besuchen und die Athlet*innen anfeuern kannst sowie eine Urkunde für Deine Arbeit als Volunteer. Zum Abschluss der Spiele gehört auch Deine Teilnahme an einer Abschlussfeier mit allen Beteiligten dazu. Außerdem bist Du für die Dauer Deines Einsatzes in dem Dir zugewiesenen Aufgabenbereich durch uns versichert. 
Auf einen Blick:

• eine Akkreditierung für die gesamten INVICTUS-GAMES
• ein Volunteeroutfit
• eine InvictusCard
• Verpflegung während Deines Einsatzes
• eine Urkunde bzw. Volunteer-Zertifikat
• Teilnahme an der Abschlussfeier
• Kleine Give-aways

Es wird eine Kickoff Veranstaltung am Wochenende vor den Spielen (Termin noch nicht sicher) geben, bei der die Volunteerbekleidung vorgestellt wird und Du eine erste Möglichkeit hast, auch andere Volunteers kennenzulernen und euch untereinander auszutauschen. Dort erhältst Du Deine Ausstattung und alle weiteren Unterlagen (Akkreditierung, Volunteerhandbook, etc.), die du brauchst.

Als Volunteer bist Du während Deines Einsatzes in Deinem Aufgabenbereich sowie auf dem Hin- und Rückweg zu Deiner Schicht Haftpflicht- und Unfallversichert.

Du kannst schon bei deiner Registrierung Deine Größe für die Bekleidung angeben. Dabei nutzen wir die internationalen Größen (XS - XXXL).

Dieses Schreiben befindet sich im Moment in der Erstellung und wird sobald es fertig ist, auf die IG23 Volunteers Website hochgeladen. Dort kannst DU es Dir herunterladen und Deinem Arbeitgeber vorlegen.

Nein, Volunteers sind ehrenamtliche Helferinnen und Helfer. Deshalb gibt es auch keine monetäre Entschädigung für den Einsatz. Trotzdem profitierst Du von vielen Vorteilen.

Als Volunteer bekommst Du während Deiner Schicht auf dem Veranstaltungsgelände Verpflegung. Hierfür geben wir entweder Voucher ausgeben oder Deine Akkreditierung dient als Berechtigung Dir etwas beim Crew-Catering zu holen. Genaueres erfährst Du bei der Schulung.

Solltest Du außerhalb des Veranstaltungsgeländes eingesetzt sein (z.B. Hotel, Innenstadt, Family&Friends-Betreuung, etc.) dann werden wir selbstverständlich sicherstellen, dass Du gut versorgt bist.

Ja. Aber es ist wichtig, dass Du besondere Ernährungsformen (vegetarisch, kein Schweinefleisch, etc.) bei der Registrierung angibst, damit sie berücksichtigt werden können.

Ja, mit einer Urkunde wird Dir Deine ehrenamtliche Tätigkeit bei den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 und der Zeitraum bescheinigt.

Alle Volunteers sind selbst dafür verantwortlich, eine Unterkunft zu organisieren und zu bezahlen, die sie vor oder während der Spiele benötigen. Wir werden aber bei der Vermittlung von Unterkünften helfen indem wir Dir, den anderen Volunteers und Gastfamilien aus Düsseldorf eine Plattform bieten auf der Ihr in Kontakt treten könnt, um Euch über Übernachtungsmöglichkeiten auszutauschen und diese zu organisieren.

Auch geben wir Euch gerne Tipps für Unterkünfte in der Nähe des Veranstaltungsgeländes.

Wir (Das Projektteam IG23) werden Dir vor den Spielen einen Schichtplan für die gesamte Woche geben. Zusätzlich wirst Du Dir eine App von Eventvolunteers auf Dein Mobiltelefon laden, auf der Dir Deine Schicht angezeigt wird. Es wird außerdem Schichtleiter in den jeweiligen Bereichen geben, die einen Überblick über die Schichteinteilung und die Volunteers in ihrem Aufgabenbereich haben.

Eine Schicht dauert 6-8 Stunden mit Pause. Es wird auch Tage geben, an denen Du als Reserve in Bereitschaft eingeplant bist. Während dieser Reserveschicht kannst Du Dich frei auf dem Veranstaltungsgelände bewegen, musst Dich aber innerhalb von 15 Minuten im Volunteercenter melden, wenn Du benötigt wirst.

Grundsätzlich nein. Es ist Teil der Idee des Volunteers-Programms, dass alle ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen. Sicher sind Vorkenntnisse in bestimmten Bereichen, insbesondere Sprachkenntnisse sehr hilfreich, aber sie sind keine Voraussetzung.

Es wird zwei Trainings geben. Eines in Deutsch und eines in Englisch. Die Schulungen werden beide in Düsseldorf stattfinden. Wir würden uns freuen, wenn Du an diesen Trainings in Präsenz teilnehmen würdest, damit wir Dich vor Ort in die Eventlocation einweisen können und Du Deine Teammitglieder im Aufgabenbereich persönlich kennenlernen kannst. Die theoretischen Anteile der Schulungen/ Trainings werden parallel über ein online Webinar geteilt.

Die/ Das 1. Schulung/ Training ist geplant für 02.09.2023 (Deutsch).

Die/ Das 2. Schulung/ Training ist geplant für 03.09.2023 (Englisch).

Es wird Tage geben an denen wir mehr Volunteers brauchen als andere. Prinzipiell sollten alle Volunteers den gesamten Zeitraum der Spiele zur Verfügung stehen. Das erleichtert unsere Planungen und die Kommunikation mit euch. Falls ihr aber nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung stehen könnt, so ist dies kein direktes Ausschlusskriterium.

Unabhängig vom Einsatzzeitraum und der Einsatzdauer werden die Schulungen und die Kick-Off-Veranstaltung für alle Volunteers zum selben Zeitpunkt durchgeführt.

Wir werden euch die ganze Zeit über E-Mails und die Website https://invictusgames23.de auf dem Laufenden halten. Ebenso wird es eine App geben, die euch mit allen nötigen Informationen versorgt und über spontane Änderungen informiert. Über die App kannst du auch das Volunteer Management und deine*n Schichtleiter*in jederzeit erreichen.

Wir planen jeden Tag mit Reserve-Volunteers, um einen möglichen Ausfall jederzeit kompensieren zu können.

Wir verstehen, dass sich Umstände verändern können. Bitte gib uns so schnell wie möglich Bescheid, wenn Du doch nicht dabei sein kannst, damit wir Deinen Platz im Volunteer-Team nachbesetzen können. Die richtige E-Mailadresse hierfür ist:

Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

Vor den INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023

• Auf unserer Website https://InvictusGames23.de 

Während der INVICTUS GAMES DÜSSELDORF 2023 

• Auf unserer Website https://InvictusGames23.de
• In der Eventvolunteers Software bzw. App
• Im Volunteerhandbook

Ja. Es wird ein Training kurz vor den Spielen geben. Dieses Training ist in zwei Teile aufgeteilt. Der erste Teil beinhaltet allgemeine Themen die für alle Volunteers wichtig sind, der zweite Teil dient dazu, Volunteers in ihre speziellen Aufgabenbereiche einzuweisen. Zusätzlich stellen wir online Informationen bereit mit denen Du Dich vorab informieren kannst.

Die Trainings sind so geplant, dass wir am 02.09.2023 eine Schulung auf Deutsch und am 03.09.2023 eine Schulung auf Englisch anbieten.

Das Training ist als Tagesveranstaltung mit Präsenz in Düsseldorf geplant. Die erste Hälfte des Trainings wird mit theoretischen Inhalten, die für alle relevant sind gefüllt und läuft wie ein Unterricht ab. Daran schließt sich eine Einweisung ins Veranstaltungsgelände. Die zweite Hälfte wird, je nach Aufgabengebiet, deutlich mehr praktische Anteile beinhalten und soll Dich auf Deine spezielle Aufgabe vorbereiten.

Solltest Du Schwierigkeiten bei der Registrierung haben, lies Dir bitte zuerst die entsprechenden Abschnitte in den FAQ durch. Sollten hier nicht die benötigten Informationen zu finden sein, kannst Du Dich per E-Mail unter folgender Adresse an uns wenden:

Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

Vor den Spielen kannst Du Dich mit Fragen, die nicht in den FAQ beantwortet werden gerne an folgende E-Mail-Adresse wenden:

Ig23-EDSupportVolunteers@Bundeswehr.org

Für die Zeit während der Spiele wirst Du alle Informationen bei der Schulung/ dem Training erhalten. Auf jeden Fall wird es Schichtleiter geben, die während Deines Einsatzes Deine direkten Ansprechpartner sind. Scheu Dich aber auch nicht jemanden aus dem Team anzusprechen, wenn du Fragen hast. Außerdem werden alle Volunteers und das Volunteermanagement über eine VolunteerApp verbunden sein.

Aber natürlich kannst du mit einer Behinderung Volunteer werden, gib dies in der Bewerbung an, damit wir uns so gut es geht auf deine Bedürfnisse einstellen können.

Ja, diese Möglichkeit wird es geben und wir werden es bei der Schichtplanung berücksichtigen.
Entweder: 
Du hast bereits jemanden, dann bitte dessen/ deren Namen bei der Anmeldung angeben. Dein Gegenpart muss sich auch anmelden und dann Deinen Namen angeben. 
Oder:
Du meldest Dich ohne Gegenpart an. Dann musst Du bei der Anmeldung angeben, dass Du eine Behinderung hast und ein Gegenpart erforderlich ist. Wir werden für Deine Einsatzzeit einen Gegenpart identifizieren und Dir zuordnen.

Wenn Du Bundeswehrangehörige*r (Soldat*in, Beamter*in, Angestellte*r, aktiver RDL) bist, teile uns dies bei Deiner Registrierung/ Bewerbung mit. Du musst Dich wie jeder andere Volunteer auch bewerben und wirst im Anschluss über das Ergebnis des Auswahlverfahrens informiert. Durch Deinen Status hast Du weder Vor- noch Nachteile bei der Auswahl. Wichtig: Hole Dir vor Deiner Bewerbung die Zustimmung Deines*r Vorgesetzen ein, damit wir fest mit Dir rechnen können.
Wenn Du ausgewählt wurdest, dann ist es wichtig, dass wir wissen, ob Du Bundeswehrangehöriger bist, denn ab hier ist das weitere Verfahren etwas anders als bei den anderen Bewerbern. Wir werden Dich informieren, dass Du ausgewählt wurdest. Daraufhin muss Dich Deine Einheit für Deinen Einsatzzeitraum zu den IG23 kommandieren.